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仕事のメールは何時間以内に返信すべきか?

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仕事上のコミュニケーションツールとして今やなくてはならない存在であるメールですが、作成には意外と手間・時間がかかるものです。

忙しい仕事の合間を縫ってメールを返信するのはなかなか難儀なことで、ついついメールの返事を後回しにしてしまいがち、という方も少なくないのではないでしょうか? 管理人も取引のある先方からメールの催促が来て、多少焦ったり、青ざめた経験が何度もあります。メールでの催促なら未だしも、電話での催促が来ると、この上なくいたたまれない思いになりますよね。いずれにしても返信を催促されるということは、相手にとっては二度手間になってしまうわけです。もちろん相手を待たせないことが最善策ですが、一方でどうしても迅速な返信が難しいケースもあるわけで、「どのくらいならメールの返信を待ってもらえるのか?」という目安を知っておくことは無駄ではないと考えられます。

今回は、そんなメールを「何時間以内に返信すればよいか」という疑問について、一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」のデータをもとに考えていきたいと思います。

メールの返信が遅れてしまったと感じている人はどれくらいいるの?

調査によれば、メールの返信が遅れてしまうことが「よくある」と回答した人は約14%との結果で、この数字は年々増加傾向にあるとのことです。また「たまにある」と回答した人は約57%で、両者を合計すると、およそ7割の人がメールの返信が遅れてしまうことがあると認識しているとのことでした。

遅れてしまったと感じる期間については個人差があるかと思いますが、「メールを返すのが遅くなってしまった」と自覚している(自覚があるくらいですから、おそらく気に病んでいるであろう)人がこんなにいるとは驚きですね。

日々の業務の中で「メールを返信しなければ」という思いが一種のストレスファクターになっていることが窺えます。これはとても大事なポイントで、メールというツールが非常に便利なものであると同時に、一方では便利さと背中合わせで人間の行動を縛っている、あるいは縛りかねないと捉えることができます。業務上こちらが確認でできない状態でもメールは関係なしに送られて来ます。休みの日ももちろん同様です。個人的な経験ですが、例えば海外とのメールのやり取りは時差があり休業期間も異なるため、プロジェクトの進捗具合によっては昼夜・休日問わずメールをチェックして返事を書く必要があります。便利さを追求したツールであることが、一方でユーザー個人の生活に制約を与えてしまうわけです。プライベートと仕事の境界が曖昧になってしまうわけですから、これは大変なストレスになります。

電話が使える相手であれば、電話をすれば解決する問題ではありますが、メールを全く使わないという業種は限られるかと思われますので、メールの使用は避けられないのが現実ではないでしょうか。そもそも便利なツールですしね。

じゃあメールの返信を待てるのは何時間?

メールの返事を待てる時間(急ぎでない場合)について、「いつまでに返事が来ないと遅いと感じるか」という問いに対しては、「1日(24時間)以内」が最も多い約34%であったとの結果が出ています。次いで「2日以内」が約17%、「1時間以内」が約9%とのことです。驚くべきことに、1時間以内にメールの返信がないと遅いと感じる人が1割弱存在するのです

結果全体を俯瞰すると、1日以内の返事を求めているのは約75%に昇るそうです。確かに一般的な感覚として、その日確認したメールはその日のうちに返信する、というのが暗黙のマナーとして存在する印象がありますね。

しかし、1時間以内の返信をはじめ、より短時間での返事を求めている人も少なからず存在することから、「メールを確認したらできるだけ早く返事をする」「確認などが必要で返事が遅くなる場合でも24時間以内には返信する」ことが理想であると考えられます。つまり「来たメールはすぐに処理する」という心構えを持つことが求められます。

まとめ

メールの確認・返信は面倒な作業ではありますが、相手のあることなので先方への配慮が求められます。と同時に、返信が早い人ほど先方の信頼を得られるというメリットもあります

あまりにメールの返信に意識を捉われすぎるのは効率的ではありませんが、「メールを確認したらできるだけ早く返事をする」「確認などが必要で返事が遅くなる場合でも24時間以内には返信する」ことを心がけると、先方も自分自身も気持ちよく、ストレスが少なく仕事ができるのではないでしょうか。ただ、プライベートと仕事の境が曖昧になってしまうことは精神衛生上、もちろん家族のためにも避けた方がよろしいかと思われますので、できる限りでというスタンスは忘れずにいたいところです。

面倒な一方で、早めに処理してしまえば案外なんてことのない作業であるのもメール返信の特徴かと思いますので、誰よりも早いメール返信を心がけ、一歩先行く「できる」ビジネスマンを目指してみてはいかがでしょうか。

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